Co-Founder und CEO,
Personio GmbH
Interview mit
Hanno Renner
Wie schätzen Sie die aktuelle Situation am HR Softwaremarkt ein (vor dem Hintergrund „New Work“, Pandemie, etc.)?
Das vergangene Jahr hat neben all den Schwierigkeiten für zahlreiche Branchen und Unternehmen vor allem auch für eine rasante Beschleunigung der Digitalisierung in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen gesorgt. Zudem hat die Pandemie aufgezeigt, welche entscheidende Rolle HR-Teams spielen, wenn es beispielsweise darum geht, das Unternehmen an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen oder neue Prioritäten zu setzen. Es müssen Wege gefunden werden, auch künftig flexibles Arbeiten zu ermöglichen, eine transparente Kommunikation zu sichern und die virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass herausragende Personalprozesse für einen langfristigen Unternehmenserfolg notwendig sind und investieren folglich in HR Software.
Was sind aus Ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren eines HR-IT-Auswahlprojektes (Prozesse, Organisation, Standardisierung, …)?
Zunächst ist es wichtig, die grundlegenden Ziele und Anforderungen an das HR-System aus den eigenen Unternehmenszielen abzuleiten sowie den darauf basierenden Entscheidungsprozess klar zu definieren. Da HR-Prozesse letztlich alle Mitarbeiter:innen im Unternehmen betreffen, sollten auch sämtliche Stakeholder – Personalverantwortliche, Führungskräfte, Betriebsrat etc. – frühzeitig einbezogen und ein regelmäßiger Austausch untereinander gefördert werden. Zuletzt muss auch eine rechtzeitige und reibungslose Wissensvermittlung und Einarbeitung in die neuen HR-Prozesse und IT-Systeme eingeplant werden.
Was sind die Anforderungen aus Ihrer Sicht an die ausschreibenden Unternehmen?
In erster Linie die entscheidende Rolle von HR-Software für den eigenen Geschäftserfolg zu erkennen und entsprechend zu handeln. HR-Verantwortliche müssen nach wie vor zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, statt sie sinnvoller in wertschöpfende und strategische Aufgaben wie das Aufsetzen von Mitarbeiterbindungs- und -entwicklungsprogrammen investieren zu können. Indem HR-Abteilungen ihre Prozesse digitalisieren, schaffen sie sich Freiraum für diese Aufgaben und können sich vom Sachbearbeiter hin zum strategischen Partner für Geschäftsführung und Führungskräfte entwickeln.
Sind aus Ihrer Sicht noch Lasten- und Pflichtenhefte im HR-IT-Auswahlprozess notwendig? (Was sind bzw. wären Alternativen?)
Bei Personio nutzen wir nur sehr selten Lasten- und Pflichtenhefte, da Prozesse hierdurch oftmals verlangsamt werden und wenig flexibel sind. Wir bieten dennoch einen intensiven Austausch an und unterstützen aktiv beim Auswahlprozess, um die passende Lösung zu finden, unter anderem durch individuelle Beratung, Best Practice Prozesse, Business Use Cases oder unseren HR Software Guide inklusive Checklisten.
Welche Themen erweitern den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungskatalog bei Cloud Lösungen?
Unter anderem Themen wie Data Security, Interoperabilität und Flexibilität der Workflows (Adaptabilität und Konfigurierbarkeit an die individuellen Bedürfnisse und Prozesse), sowie die Usability und User Experience für HR und die Mitarbeitenden, die letztlich mit der Software arbeiten.
Was sind für Sie die typischen Phasen eines HR-IT-Auswahlprojektes?
- Festlegung der Ziele und Anforderungen des HR-Systems
- Erste Übersicht und Auflistung geeigneter Anbieter
- Abgleich der Anforderungen und Leistungen der Anbieter
- Testung der Anbieter (Webdemo, Testaccount, Webinare)
- Auswahl (Business Case und Freigabe durch Entscheidungstragende)
- Implementierung
Inwiefern unterscheiden sich On-Premise und Cloud-Lösungen?
Im Gegensatz zu On-Premise-Softwareinstallationen können Cloud-Lösungen schnell und unkompliziert genutzt werden, ohne von der internen Entwicklungs- oder IT-Abteilung aufgebaut oder installiert werden zu müssen. Das bietet nicht nur einige Vorteile bei der Implementierung, sondern beispielsweise ebenso beim Datenschutz. Anstatt dass jedes Unternehmen die IT-Sicherheit der eigenen Hardware und Prozesse sicherstellen muss, kann dies zentral und spezialisiert vom SaaS-Anbieter übernommen werden. So sind Datenschutz und Informationssicherheit auch bei Personio zentraler Bestandteil unserer Produkte und Dienstleistungen, die alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung erfüllen.
Darüber hinaus sind Cloud-Lösungen kostengünstiger, da keine hohen Anfangsinvestitionen anfallen und weder für Hardware noch Wartung gezahlt werden muss. Und sie bieten in vielfacher Hinsicht mehr Flexibilität: So können Unternehmen z. B. nur einzelne Funktionen eines Cloud-Angebots nutzen und so einen auf die individuellen Bedürfnisse angepassten Service für sich zusammenstellen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Flexibilität der Cloud.
Welche Rolle spielen On-Premise Lösungen aus Ihrer Sicht in der Zukunft?
Verschiedene Studien und unsere eigenen Erfahrungen zeigen: Cloud-Lösungen sind seit einigen Jahren deutlich auf dem Vormarsch, während On-Premise-Systeme zunehmend an Bedeutung verlieren. Neue Technologien bei der Softwareentwicklung und schnelle Internetverbindungen haben den Aufstieg von cloud-basierten Softwarelösungen ermöglicht. Davon sind auch die HR-Softwarelösungen betroffen. Weil Daten in der Cloud gespeichert werden, kann die Arbeit unabhängig von Büros oder Geräten eines Unternehmens ausgeführt werden, was in Zeiten von Remote Work immer wichtiger wird.
Welche Trends/Strömungen sehen Sie im HR/HR-IT-Bereich in den kommenden Jahren?
Ganz klar wird die Digitalisierung die Personalabteilungen in den nächsten Jahren immer weiter transformieren – was auch dringend notwendig ist. Denn Personalverantwortliche müssen sich jetzt und in Zukunft mit immer mehr Herausforderungen und strategischen Themen wie der hybriden Arbeitskultur, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Mental Health und Diversität auseinandersetzen. Zudem sind Themen wie agile Projektstrukturen, virtuell vernetzte Teams und smarte HR-Technologien von hoher Relevanz. Damit sie dies bewältigen können, müssen die operativen HR-Aufgaben reibungslos laufen.
Was sind aus Ihrer Sicht die „Besonderheiten“ Ihrer Lösungen im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern?
Personio bietet eine All-in-One Lösung für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung, die speziell auf die Bedürfnisse europäischer Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden zugeschnitten ist. Durch unseren erstklassigen Kundenservice und eine besonders schnelle und einfache Implementierung unserer Cloud-Software helfen wir KMUs dabei, ihre HR-Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. So haben HR Manager:innen wieder Zeit, sich auf das wertvollste Gut erfolgreicher Unternehmen zu konzentrieren: die Mitarbeitenden. Unseren ganzheitlichen Ansatz treiben wir u. a. auch mit unserem kürzlich gelaunchten Personio Marketplace weiter voran. Dieser bietet die Möglichkeit, Software-Integrationen wie Slack, Culture Amp und Greenhouse einfach und schnell mit der Personio Software zu verbinden, um HR-Prozesse effizienter und automatisierter zu machen. So besteht ein allumfassendes Ecosystem an Partnern rund um Personio als zentrale HR-Plattform. Rund 3.500 Kund:innen in über 80 Ländern setzen Personio bereits erfolgreich ein.
