HR in der Cloud

Voraussetzungen für ein HR IT Auswahlprojekt

Klare Ziele sowie ein funktionierendes Zusammenarbeitsmodell HR – IT sind unabdingbar.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein HR-IT-Auswahlprojekt auf Seiten des ausschreibenden Unternehmens ist die Klarheit über das Ziel des künftigen Projekts. Diese muss sich an der zukünftigen Zielsetzung des Unternehmens orientieren. Aus dieser lassen sich in der Folge die relevanten HR-Ziele, ebenso wie die HR-IT-Ziele, ableiten. Beide Zielkategorien bilden im Laufe der Auswahl die Basis für das Finden der passgenauen Lösung.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das Wissen über den Reifegrad der aktuellen, aber auch zukünftigen HR- Prozesse, -Fähigkeiten und des HR Operating Model sowie die dazugehörige HR-IT-Landschaft.

Nicht unerwähnt bleiben sollte in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass auch das zukünftige Zusammenarbeitsmodell zwischen HR und IT beschrieben sein sollte.

Ein langfristig wirkender Erfolgsfaktor ist der „Cultural Fit“! Gerade in der Cloud-Welt sollte man die eigenen Unternehmenswerte kennen, um prüfen zu können, ob der zukünftige Partner zu diesen passt.

Sobald sich Unternehmen mit dem Wechsel in die HR Cloud beschäftigen, muss diesen klar sein, dass sie von den Anbietern eine Lösung gemäß dem Cloud-Prinzip „One to many“ angeboten bekommen. Vor diesem Hintergrund ist es von Bedeutung, dass das jeweilige Unternehmen einen umfassenden und ausgewogenen Blick auf den Prozess der Softwareauswahl hat.

Eine Herangehensweise mit Lasten- und Pflichtenheft bei der Auswahl einer Cloud-Lösung Lösungen ist weniger sinnvoll, dagegen sollte ein Vorgehen mit „Scripted Demos“ und Use Cases, ergänzt um begleitende Informationen, im Mittelpunkt stehen.

Aus fachlichen, jedoch auch aus Change Management – Aspekten müssen alle Beteiligten (Mitarbeiter, Manager, HR-Vertreter, Betriebsrat, Datenschutz, IT, etc. …) von Anfang bis Ende komplett eingebunden sein. Sogenannte „Drehtür-Demos“, d.h. eine punktuelle Kurzteilnahme von Einzelinteressenten, sollte vermieden werden.

Wie kann ein HR IT Auswahlprojekt erfolgreich gestaltet werden?

Eine Vier-Phasen-Planung und die Berücksichtigung von verschiedenen Faktoren können helfen.

In Phase 1 werden die Projektziele definiert und dokumentiert, also die Frage: „Was wollen wir erreichen?“ beantwortet.

Hieran schließt sich in einer Phase 2 die Sondierung des Marktes an. Seitens des Kunden ist es in dieser Phase wichtig, sich „auf den Markt einzulassen“ und den eigenen Prozess in den Hintergrund zu stellen. Als potenzieller Kunde sollte man sich offen ein Bild über das machen, was Anbieter aktuell als „State of the art“ oder Best Practice für definierte Themenkomplexe anbieten.

Die identifizierten Anbieter sollten Ihre Lösungen in Phase 3, der sog. Vergleichsphase, in mehreren Workshops beim Interessenten an Hand von „Scripted Demos“ und Use Cases präsentieren und diskutieren. In diesem Rahmen wird deutlich, was für die Zukunft relevant ist, aber auch was ggf. nicht funktioniert oder nicht mehr benötigt wird.

Neben diesen vor allem fachlich getriebenen Anforderungen müssen natürlich auch die Themen Usability, Stabilität und Performance, Mobile Nutzbarkeit, Produktstrategie, Konfigurierbarkeit, Technologie, Sicherheit und Datenschutz z. B. in Form von „Side Sessions“ besprochen werden

Nicht zu vergessen sind natürlich die kommerziellen Faktoren wie Subskriptionskosten, Kosten für den laufenden Betrieb und Implementierungskosten und -aufwände.

Den Abschluss der HR IT System Auswahl bildet die Phase 4 mit der Bewertung und Entscheidung. In dieser Phase, die teilwiese auch parallel zur dritten Phase durchgeführt werden kann/muss, werden die betrachteten Lösungen anhand eines gemeinsam definierten, auf den Unternehmenszielen sowie fachlichen und nicht fachlichen Anforderungen basierenden Bewertungskatalogs bewertet und eine Entscheidung für eine Lösung getroffen.

Das ist unsere Sicht auf die Dinge. Um zu erfahren, wie HR IT System-Anbieter dazu stehen, haben wir Interviews mit führenden Systemanbieter durchgeführt. Die Links zu deren Antworten finden Sie in der rechten Seitenleiste.