Geschäftsführer
HCM4all GmbH
Interview mit
Ralf Breitenfeldt
Wie schätzen Sie die aktuelle Situation am HR Softwaremarkt ein (vor dem Hintergrund „New Work“, Pandemie, etc.)?
Allgemein stellen wir eine erhöhte Offenheit von Unternehmen, ihre Prozesse zu digitalisieren und die HR Transformation voranzutreiben, fest. Hier hat es durch Corona, aufgrund der Verlagerung der traditionellen Arbeitsmodelle zum Home-Office, sicherlich einen Schub gegeben.
In diesem Zusammenhang fallen auch Veränderung von Geschäftsmodellen, die ein anderes Setup in der Organisation und den Prozessen erfordern.
Es geht dabei nicht nur um die Verfügbarkeit von Dokumenten oder Informationen im Home-Office und in agilen Teams sicherzustellen, sondern auch, genau zu wissen, welcher Bedarf und welches Wissen im Unternehmen vorhanden ist respektive notwendig ist.
Das ist eine der zentralen Herausforderung für den nachhaltigen Erfolg der internen Personalstrategie und des Personalmanagements, die es nicht nur vor dem Hintergrund von „New Work“ und Corona zu lösen gilt.
Was sind aus Ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren eines HR-IT-Auswahlprojektes (Prozesse, Organisation, Standardisierung, …)?
Gerade im HR-Bereich hat das Business in den letzten Jahren bei Transformations- und Digitalisierungsprojekten gegenüber der IT die treibende Rolle übernommen. Insbesondere dort, wo entsprechendes Wissen aufgebaut und externe Beratungen hinzugezogen wurde.
Von zentraler Bedeutung ist die ganzheitliche Betrachtung der Organisation und Prozesse im Kontext künftiger Herausforderungen wie Fachkräftemangel und agile Arbeitswelten.
Dabei ist es wichtig nicht ausschließlich in Funktionen und Lastenheften zu denken, sondern einzelne USE-CASES zu definieren, die seitens des Anbieters gelöst werden müssen.
Die Bereitschaft sich Neuem zu öffnen und eigene Befindlichkeiten zurückzustellen gilt für alle Bereiche und Ebenen. Die Einbindung ALLER Prozessbeteiligten sollte auch oder gerade wegen dem Mangel an Zeit zwingend eingefordert werden.
Letztlich erlangt die HR und auch die Fachbereiche durch eine gute HR Lösung mehr Zeit für das Wesentliche.
Was sind die Anforderungen aus Ihrer Sicht an die ausschreibenden Unternehmen?
Wie dargelegt: die Einbindung aller Beteiligten, Analyse des Istzustands und Beschreibung des Sollzustands über den Weg einer Anforderungsbeschreibung ergänzt durch mehrere USE-CASES. Die Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Zeit für die Projektarbeit.
Des Weiteren das Erkennen zukunftsfähiger Software und Softwarearchitektur und das Erkennen weniger moderner Lösungen am Ende des Produktlebenszyklus. Dazu gehört auch Offenheit für Best-of-Breed Ansätze, die gegenüber All-in-One Lösungen an Stellenwert gewinnen.
Die Entscheidung, Insellösungen wie Recruiting im Wesentlichen von einzelnen Nutzergruppen mit nicht fundierter Erfahrung abhängig zu machen, ist ein Fehler.
Neben guten Produkten / Dienstleistungen, der Kundengewinnung ist die Verfügbarkeit des Human Capital von zentraler Bedeutung. Wer dem Fachkräftemangel nichts entgegenzusetzen hat, wird mittelfristig scheitern.
EINE ZENTRALE ANFORDERUNG ist die Einbeziehung des Managements und der Fachbereiche. Verwaltung von Mitarbeitern ist die Basis. Die Gewinnung, Bindung und Entwicklung von Mitarbeitern ist entscheidend für die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen.
Drei einfache Beispiele zu diesem Thema:
- Es werden Stellenanzeigen geschrieben ohne Klarheit über das Anforderungsprofil.
- Es werden Stellenanzeigen geschrieben, ohne intern zuvor nach den möglichen Talenten zu suchen / suchen zu können.
- Mitarbeiter haben die Möglichkeit Ihren Lohnnachweis über einen ESS (Employer-Self-Service) herunterzuladen, jedoch keine Möglichkeiten Ihre Kompetenzen zu pflegen und selbstorganisiert Lernmaßnahmen anzustoßen.
Sind aus Ihrer Sicht noch Lasten- und Pflichtenhefte im HR-IT-Auswahlprozess notwendig? (Was sind bzw. wären Alternativen?)
Jein, wie bereits ausgeführt!
Funktionsbeschreibung in Verbindung mit der Definition von USE-CASE zeigt sich anhand vieler erfolgreicher Beispiele als der richtige Weg. Veraltete Lastenhefte heranzuziehen sollte eher vermieden werden. Das Hinzuziehen externer Beratung zur Unterstützung bei der Softwareauswahl ist bei nicht ausreichendem internem Wissen zwingend erforderlich. Dabei wird auch oft die Grundlage für das notwendige Changemanagement bei der Softwareeinführung geschaffen.
Welche Themen erweitern den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungskatalog bei Cloud Lösungen?
Die IT-Sicherheit wird in diesem Zusammenhang noch oft genannt, ist jedoch kein wirkliches Thema mehr. Cloudlösungen haben nicht nur aufgeholt, sondern erweisen sich im Bereich Datensicherheit und Vermeidung von Datenverlust oft als die sicheren Lösungen.
Skalierbarkeit, einfache Anpassbarkeit und Funktionserweiterbarkeit sind weitere Anforderungen. Gerade im HR Umfeld gibt es eine Vielzahl intelligenter Lösungen, die im Rahmen einer Cloud Best-of-Breed Strategie Zukunftsfähigkeit garantieren. Integrationsfähigkeit durch moderne Schnittstellen/Webservices wäre eine weitere Anforderung.
Schlussendlich wäre die Frage zu stellen, inwieweit der Anbieter das Unternehmen bei der Digitalisierung, Transformation und den Herausforderungen des Fachkräftemangels kurz- bis langfristig unterstützt.
Was sind für Sie die typischen Phasen eines HR-IT-Auswahlprojektes?
In der Regel wird ein Software-Auswahlprojekt in folgende Phasen unterteilt:
- Definition des Teams aus Stakeholdern und Prozessbeteiligten
- Ist Analyse – Prozesse & bestehende Infrastruktur
- Anforderungsmanagement / Soll-Zustand (Funktionen & Use Case)
- Evaluation und Auswahl geeigneter Lösungen – Longlist
- Eingrenzung auf eine Shortlist
- Pitch / geführter und selbständiger Test eines Demosystems, idealerweise durch den künftigen Projektleiter
und nicht zuletzt die Verhandlung und Vertragsabschluss.
Inwiefern unterscheiden sich On-Premise und Cloud-Lösungen?
Keine Investitionen in eigene Server. Keine oder nur geringe Personalkosten für Implementierung und Wartung. Sicherheit der Daten und Updates werden vom Softwareanbieter gewährleistet. Die Cloudlösungen sind immer auf dem aktuellen Stand.
In der Regel höhere Kompatibilität durch Schnittstellen mit anderen Anwendungen.
Welche Rolle spielen On-Premise Lösungen aus Ihrer Sicht in der Zukunft?
In der Zukunft werden On Premise Lösungen nur noch in Nischen Anwendung finden.
Viele Payroll- und Zeitwirtschaftslösungen werden auch den Weg in die Cloud finden.
Welche Trends/Strömungen sehen Sie im HR/HR-IT-Bereich in den kommenden Jahren?
KI wird seinen Weg in die Organisationen weiterhin fortsetzen. Insbesondere in Bereichen der Kandidatenansprache via Bots oder der Persönlichkeitsanalyse findet KI bereits heute verstärkt Anwendung. Zu beachten ist, dass KI oft als Buzzword ohne reellen USE-CASE benutzt wird.
Der Fachkräftemangel wird einer der bestimmenden Faktoren und Treiber in den kommenden Jahren in der HR werden. „Building Critical Skills and Competencies for the Organization” ist laut GARTNER die TOP Priorität der kommenden Jahre.
FIT for the FUTURE betrifft insbesondere auch „Organizational Design and Change Management”. Organisationen können aktuell nicht so schnell reagieren, wie es die aktuellen Bedingungen (i.e. Agile Arbeitswelten) erfordern. Der richtige Set-Up aus Skills des Managements und der Fachkräfte, flexibler Unternehmenssteuerung sowie unterstützenden Tools wird eine der wesentlichen HR-Themen in den kommenden Jahren sein.
Diversity ist ein Trend, der helfen wird, im Rahmen von qualifizierten Nachfolgemanagement-Prozessen, die richtigen Führungskräfte zur richtigen Zeit bereitzustellen.
Was sind aus Ihrer Sicht die „Besonderheiten“ Ihrer Lösungen im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern?
Zukunftsfähigkeit und Erfahrung!
Wir kommen wie unsere Lösung aus dem Business. Die 2004 entwickelte Lösung wurde beginnend 2016 vollständig neu entwickelt. Mit der HCM4all Cloud Solution verfolgen wir einen Best-of-Breed Ansatz und ermöglichen aufgrund unserer Schnittstellen¬kompetenzen eine einfache Integration bestehender Systeme und Anbindung intelligenter Drittlösungen.
Das Verwalten von Mitarbeitern ist Basisfunktionalität einer jeden Lösung.
Mit HCM Recruiting, HCM4 HumanCapital und HCM4 Learning setzen wir einen Fokus auf die Entwicklung, Bindung und Gewinnung von Mitarbeitern.
Wir befähigen Unternehmen binnen sehr kurzer Zeit Klarheit über das Wissen und über die Anforderungen im Unternehmen zu erlangen. Unser Kompetenzmanagement verbindet die Skill- und Anforderungsanalyse mit der gezielten Bereitstellung von Lernmaßnahmen und erzielten Lernergebnissen.
HR kann in diesem Zuge gemeinsam mit dem Management ein Organisations- und Nachfolgemanagement aufsetzen und adaptieren.
Unsere Kunden konstatieren uns zudem eine ausgezeichnete User Experience, einfache Anpassbarkeit durch HR Key-User und einen hohen Reifegrad.
