Regional Vice President DACH,
Workday
Interview mit
Rudi Richter
Wie schätzen Sie die aktuelle Situation am HR Softwaremarkt ein (vor dem Hintergrund „New Work“, Pandemie, etc.)?
Die aktuellen Entwicklungen zeigen sechs elementare Trends, auf die Lösungen adäquate Antworten liefern müssen:
- Antwort auf die Krise
- Diversität und Zugehörigkeit
- Zukunftssicherung: Re-Skill & Re-Build
- Agilität im Workforce Management
- Mitarbeiterzentrierte HR-Services
- Experience & Engagement
All diese Entwicklungen sind miteinander verbunden und so müssen auch die Antworten darauf zusammenhängen.
Was sind aus Ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren eines HR-IT-Auswahlprojektes (Prozesse, Organisation, Standardisierung, …)?
Herz einer jeden Ausschreibung muss die Zieldefinition des angestrebten Projekts sein, welche direkt auf die Unternehmensstrategie einzahlt. Nur so lassen sich effektive sowie relevante HR- und IT-Ziele ableiten. Somit wird sichergestellt, dass diese übergeordneten Pfeiler die Grundlage für den Auswahlprozess einer passgenauen Lösung bilden. Bereits innerhalb des Auswahlprojekts ist eine Bereich-übergreifend angesetzte Analyse zu empfehlen, wie und in welchem Maß solch ein System Business-relevante Ergebnisse unterstützen und ermöglichen kann.
Um den Erfolg des HR-IT-Auswahlprojekts sicherzustellen, ist es weiterhin wichtig, einen klar definierten Status Quo, sowie ein angestrebtes Zielbild zu skizzieren. Dies betrifft sowohl die aktuellen wie auch zukünftig angestrebten HR-Prozesse und -Fähigkeiten, als auch die darunter liegende HR-IT-Landschaft. In diesem Zusammenhang sollte auch ein Zusammenarbeitsmodell zwischen HR und IT beschrieben sein.
Nicht zu vernachlässigen ist ein Blick auf die zukünftige, potenzielle Partnerschaft mit zur Auswahl stehenden Cloud Anbietern. Inwieweit passen diese zu den selbst definierten Unternehmenswerten?
Was sind die Anforderungen aus Ihrer Sicht an die ausschreibenden Unternehmen?
Um einen Prozess effizient sowie effektiv zu gestalten, sollten ausschreibende Unternehmen stets das Ziel verfolgen, eine umfassenden sowie ausgewogene Softwareauswahl aufzusetzen.
Neben rein funktionalen Aspekten sollten vor allem die Vorteile einer zusammenhängenden Prozesslandschaft, die durch Referenzen unterstützte Umsetzbarkeit des Projekts, sowie die Unterstützung strategischer Business Outcomes ausschlaggebende Faktoren darstellen. Alle Beteiligten müssen von Anfang bis Ende komplett eingebunden sein und sogenannte „Drehtür-Demos“ (punktuelle Kurzteilnahme von Einzelinteressenten) vermieden werden.
Sind aus Ihrer Sicht noch Lasten- und Pflichtenhefte im HR-IT-Auswahlprozess notwendig? (Was sind bzw. wären Alternativen?)
Klassische Lasten- und Pflichtenhefte bergen die Gefahr, dass alle Anbieter die überwiegend geschlossen gehaltenen Fragen bzgl. der Anforderungen durchweg bejahen. Eine Differenzierung erfolgt somit überwiegend anhand der ersten Preisindikation.
Nach einer kurzen, überwiegend offen gehaltenen ersten Runde des „RFI/RFP“, sollte der Fokus vielmehr auf sog. „Scripted Demos“ liegen.
Ziel dieser ist es:
- Einen holistischen Überblick der verschiedenen Lösungen zu erhalten und zu verstehen, wie ein Investment in diese auf die übergreifenden Unternehmensziele einzahlt
- Zu erarbeiten, inwieweit die verschiedenen Lösungen die definierten Anforderungen in der Praxis erfüllen und ggf. sogar übertreffen
- Arbeitsabläufe, Analyseprozesse sowie Autorisierungsprozesse o.Ä. live im System präsentiert zu bekommen
In diesem Rahmen wird deutlich, was für die Zukunft relevant ist, aber auch, was ggf. nicht funktioniert oder nicht mehr benötigt wird.
Welche Themen erweitern den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungskatalog bei Cloud Lösungen?
Wir sehen große gesellschaftliche Umbrüche, auch beeinflusst durch die Pandemie. Themen wie Employee Wellbeing, Diversität und Zugehörigkeit, Employee Experience und Engagement stehen dadurch weiter stark im Mittelpunkt. Zusätzlich zu den Themen, bei denen es darum geht, dass Unternehmen zukunftsfähig bleiben und sie ihre Belegschaft agil und bedacht managen können. Die Krise und die verstärkte Remote-Work haben gezeigt, dass Cloud Lösungen sicher und flexibel sind.
Was sind für Sie die typischen Phasen eines HR-IT-Auswahlprojektes?
Die HR-IT-Auswahl gliedert sich zukünftig in drei wesentliche Phasen:
Phase 1:
Definition und Dokumentation der Projektziele und die Beantwortung der Frage „Was wollen wir erreichen?“
Phase 2:
Sondierung des Marktes. Hier ist es auf der Kundenseite wichtig, sich auf den Markt einzulassen und den eigenen Prozess in den Hintergrund zu stellen. Der potentielle Kunde sollte sich offen ein Bild über das machen, was Anbieter aktuell als „State of the art“ für definierte Themenkomplexe anbieten. Die Veröffentlichungen führender Analysten bieten passende Orientierungspunkte.
Phase 3:
Vergleichsprozess: Die im Rahmen der Phase 2 identifizierten Anbieter sollten Ihre Lösungen in mehreren Workshops beim Interessenten anhand von „Scripted Demos“ präsentieren und diskutieren. In diesem Rahmen wird deutlich, was für die Zukunft relevant ist, aber auch was ggf. nicht funktioniert oder nicht mehr benötigt wird. Auf diese Weise wird gemeinsam die Grundlage für die spätere Zusammenarbeit geschaffen.
Neben diesen Phasen muss der Kunde mit dem Anbieter auch die Themen Technologie, Sicherheit und Datenschutz besprechen.
Besonders wichtig ist das Thema Business Case. Bereits in der Evaluierungsphase sollten die kommerziellen Punkte abgestimmt werden. Neben den laufenden Kosten des Betriebs etc. sollte auch eine Nutzen-Betrachtung durchgeführt werden. Welcher Nutzen, zum Beispiel durch eine bessere Basis für Entscheidungsfindungen beim Recruiting, der Stellennachbesetzung o.ä. entsteht im Unternehmen. Workday unterstützt hier die Interessenten von Beginn an auf Basis von durchgeführten Wertrealisierungsstudien.
Inwiefern unterscheiden sich On-Premise und Cloud-Lösungen?
Ein wichtiger Punkt, der in Zeiten des mobilen Arbeitens/Home Office immer relevanter wird, ist der „Mobile first Approach“, den viele Cloud- bzw. SaaS-Lösungen fokussieren. Ein einfacher, sicherer sowie Standort-unabhängiger Zugriff wird somit überhaupt erst ermöglicht. Da die Innovationsfähigkeit der zur Disposition stehenden Anbieter ein immer entscheidenderes Kriterium bei der Auswahl darstellt, bieten Cloud Lösungen wie Workday einen bewährten Weg, Kunden die Nutzung neuer Funktionalitäten zu ermöglichen. Dies steht im krassen Gegensatz zu On Premise Lösungen, bei denen das neueste Release entwickelt, dann in ein Upgrade übersetzt wird und anschließend aufwändig von Kunden selbst durchgeführt werden muss. Cloud-Lösungen wie Workday nehmen Kunden diese aufwändige und kostspielige Arbeit durch verdaubare sowie höher frequentierte Updates ab. Eine enge Partnerschaft zwischen Anbieter und Kunde wird allerdings umso wichtiger, um die erhöhte Geschwindigkeit der Innovation umsetzen zu können.
Auch bezogen auf den Auswahlprozess zeigen sich wichtige Unterschiede. Bei On Premise Lösungen wird der Zustand zu einem Startzeitpunkt betrachtet. Je nach Referenzkundenbesuch verändert sich dieses Bild und am Ende der Evaluationsphase hat sich das Ursprungsbild komplett verändert. Daher ist die Herangehensweise mit Lasten- und Pflichtenheft bei On Premise Lösungen sinnvoll. Bei einer Cloud-Lösung sollte dagegen das Vorgehen mit „Scripted Demos“ im Mittelpunkt stehen.
Welche Trends/Strömungen sehen Sie im HR/HR-IT-Bereich in den kommenden Jahren?
Wir denken, dass sich die obigen Trends weiter verstärken werden, insbesondere Re-Skilling und der Fokus auf Skill-basiertem Arbeiten als Enabler für viele andere Bereiche wird weiter stark an Wichtigkeit gewinnen. So beeinflusst Skill-basiertes Arbeiten und Skill-basierte HR-Arbeit z.B. auch besseres Diversitätsmanagement und ermöglicht auch mehr Agilität. Eine enge Verzahnung der Themen wird somit weiterhin vorangetrieben.
Was sind aus Ihrer Sicht die „Besonderheiten“ Ihrer Lösungen im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern?
Die Stärke der Workday Plattform liegt eben in genau dieser Verzahnung. Zusammen mit der Flexibilität des Kunden selbst, Workday so einzusetzen, dass die transformatorischen Ziele bestmöglich unterstützt werden. Untermauert wird diese strategische Ausrichtung durch den Ansatz, Workday nicht modular, sondern von Beginn an als Core Lösung zu etablieren und zu implementieren. Die Tatsache, dass Workday das eigene Geschäft auf Workday managed, sorgt stets für eine Kunden-zentrierte Ausrichtung der eigenen Strategie. Somit sind wir die ersten, die neue Funktionalitäten intern ausrollen und handhaben. Die Förderung eines stetigen Austauschs unserer Kunden mit dem Produktmanagement stellt des Weiteren sicher, dass unsere Produktstrategie sowie die Technologiestrategie eng verbunden bleiben.
