HR IT Systemauswahl

HR IT Systeme sind vielfältig und decken das komplette HR Leistungsspektum ab.

HR IT Systeme sind mittlerweile für Unternehmen jeder Größenordnung zu einem unverzichtbaren Instrument bei der professionellen Personalarbeit geworden. Sie unterstützen Unternehmen auf ihrem Weg der weiteren Digitalisierung ihrer HR-Bereiche.

Alle HR-Disziplinen im Rahmen des Employee Life Cyles, d.h. Recruiting, Onbording, Ziele & Performance, Weiterbildung/Learning, Compensation & Benefits, Karriere & Nachfolgeplanung, Skil-l & Kompetenzmanagement sowie Offboarding werden heute durch HR IT Systeme wirkungsvoll unterstützt. Auch für Funktionen wie Stammdaten und Organisationsmanagement, Abrechnung, Zeiterfassung und Zeitwirtschaft sowie bei der Personaleinsatzplanung ist der Markt an Lösungen vielfältig.

Weiter ergänzt werden alle diese Bereiche der Personalsoftware um Funktionen/Lösungen einer digitalen Personalakte, automatische Dokumentenerzeugung inklusive digitaler Unterschrift und, nicht zu vergessen, alle denkbaren Self Service Szenarien für Manager und Mitarbeiter.

Abschließend zeichnet sich der HR IT Systemmarkt dadurch aus, dass in der jüngeren Vergangenheit die Funktionen Planning, Reporting und Analytics inklusive KI (Künstlicher Intelligenz) immer deutlicher in den Fokus rücken.
In der Gesamtbetrachtung ist der Markt für HR Software sehr intransparent. Es existieren eine Vielzahl von Lösungen mit einem breiten Leistungsspektrum. Dabei weichen die Leistungsprofile vieler gleichwertig erscheinender Softwaresysteme oft erheblich voneinander ab.

Eine herstellerneutrale HR Softwareberatung bringt Licht in den unübersichtlichen Markt. Durch das Wissen unabhängiger Softwareberatungsexperten lassen sich die sehr individuellen HR IT System Auswahlprojekte wirkungsvoll durchführen. Auf diese Art und Weise ist eine verlässliche Aussage möglich, welche Lösung in Bezug auf Branche, Größe und Anforderungen für ein Unternehmen die beste am Markt ist.

Obwohl ein HR IT System Auswahlprojekt immer sehr individuell ist, können unsere Berater durch Ihre Marktkenntnis und langjährige Erfahrung mit unseren bewährten Methoden das Vorhaben des Kunden schnell starten und in einem eng abgestimmten Zeitraum zum Erfolg führen.

Wie kann ein HR IT Auswahlprojekt erfolgreich gestaltet werden?

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein HR-IT-Auswahlprojekt auf Seiten des ausschreibenden Unternehmens ist die Klarheit über das Ziel des künftigen Projekts sowie die HR Digitalisierungs-Strategie. Diese muss sich an der zukünftigen Gesamtzielsetzung des Unternehmens orientieren. Aus dieser lassen sich in der Folge die relevanten HR-Ziele, ebenso wie die IT-Ziele, ableiten. Beide Ziele bilden im Laufe der Auswahl die Basis für das Finden der passgenauen Lösung.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das Wissen über den Reifegrad der aktuellen, aber auch zukünftigen HR-Prozesse, -Fähigkeiten und des HR Operating Model sowie die dazugehörige HR-IT-Landschaft.

Nicht unerwähnt bleiben sollte in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass auch das zukünftige Zusammenarbeitsmodell zwischen HR und IT beschrieben sein sollte.

Ein langfristig wirkender Erfolgsfaktor ist der „Cultural Fit“! Gerade in der Cloud-Welt sollte man die eigenen Unternehmenswerte kennen, um prüfen zu können, ob der zukünftige HR System Partner zu diesen passt. Sobald sich Unternehmen mit dem Wechsel in die HR Cloud beschäftigen, muss diesen klar sein, dass sie von den Anbietern eine Lösung gemäß dem Cloud-Prinzip „One to many“ angeboten bekommen.

Vor diesem Hintergrund ist es von Bedeutung, dass das jeweilige Unternehmen einen umfassenden und ausgewogenen Blick auf den Prozess der Softwareauswahl hat. Es muss darauf geachtet werden, welche Vorteile durch eine zusammenhängende Prozesslandschaft erzielt werden und welche Auswertungen bzw. Analysen hierauf basierend durchgeführt werden können.

Eine Herangehensweise mit Lasten- und Pflichtenheft bei der Auswahl einer Cloud-Lösung ist weniger sinnvoll und nicht mehr „State of the Art“. Eher sollte ein Vorgehen mit „Scripted Demos“, ergänzt um begleitende Informationen, im Mittelpunkt stehen.

Aus fachlichen, jedoch auch aus Change Management – Aspekten heraus, müssen alle Beteiligten (Mitarbeiter, Manager, HR-Vertreter, Betriebsrat, Datenschutz, IT, etc. …) von Anfang bis Ende komplett eingebunden sein. Sogenannte „Drehtür-Demos“, d.h. eine punktuelle Kurzteilnahme von Einzelinteressenten, sollte eher vermieden werden.

Die HR IT System Auswahl kann zukünftig in vier typische Phasen gegliedert werden:


In Phase 1 werden die Projektziele definiert und dokumentiert, also die Frage „Was wollen wir erreichen?“, beantwortet.

Hieran schließt sich in einer Phase 2 die Sondierung des Marktes an. Seitens des Kunden ist es in dieser Phase wichtig, sich „auf den Markt einzulassen“ und den eigenen Prozess in den Hintergrund zu stellen. Als potenzieller Kunde sollte man sich offen ein Bild über das machen, was Anbieter aktuell als Best Practice für definierte Themenkomplexe anbieten.

Die identifizierten Anbieter sollten Ihre Lösungen in Phase 3, der sogenannten Vergleichsphase, in mehreren Workshops beim Interessenten an Hand von „Scripted Demos“ präsentieren und diskutieren. In diesem Rahmen wird deutlich, was für die Zukunft relevant ist, aber auch was ggf. nicht funktioniert oder nicht mehr benötigt wird.
Neben diesen vor allem fachlich getriebenen Anforderungen müssen natürlich auch die Themen Benutzbarkeit, Stabilität und Performance, mobile Nutzbarkeit, Produktstrategie, Konfigurierbarkeit, Technologie, Sicherheit und Datenschutz, z. B. in Form von „Side Sessions“, besprochen werden. Nicht zu vergessen sind natürlich die kommerziellen Faktoren wie Subskriptionskosten, Kosten für den laufenden Betrieb und Implementierungskosten und -aufwände.

Auf diese Weise wird gemeinsam die Grundlage für die spätere Zusammenarbeit geschaffen.
Den Abschluss der HR IT System Auswahl bildet die Phase 4 mit der Bewertung und Entscheidung. In dieser abschließenden Phase, die teilweise auch parallel zur Phase 3 durchgeführt werden kann/muss, werden die betrachteten Lösungen anhand eines gemeinsam definierten, auf den Unternehmenszielen, fachlichen und nicht fachlichen Anforderungen basierenden Bewertungskatalogs bewertet und eine finale Entscheidung für eine Lösung getroffen.