Finding the perfect fit
HR-Software-Auswahl
Individuell und Zukunftssicher
Nachhaltige Entscheidungen bei der Digitalisierung treffen
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die HR-Softwareauswahl auf Seiten des ausschreibenden Unternehmens ist die Klarheit über das Ziel des künftigen Projekts. Diese muss sich an der zukünftigen Zielsetzung des Unternehmens orientieren. Aus dieser lassen sich in der Folge die relevanten HR-Ziele, ebenso wie die HR-IT-Ziele, ableiten. Beide Zielkategorien bilden im Laufe der Auswahl die Basis für das Finden der passgenauen Lösung.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das Wissen über den Reifegrad der aktuellen, aber auch zukünftigen HR-Prozesse, -Fähigkeiten und des HR-Operating-Model sowie die dazugehörige HR-IT-Landschaft.
Nicht unerwähnt bleiben sollte in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass auch das zukünftige Zusammenarbeitsmodell zwischen HR und IT beschrieben sein sollte.
Ein langfristig wirkender Erfolgsfaktor ist der „Cultural Fit“! Gerade in der Cloud-Welt sollte man die eigenen Unternehmenswerte kennen, um prüfen zu können, ob der zukünftige Partner zu diesen passt.
Eine Herangehensweise mit Lasten- und Pflichtenheft bei der cloudbasierten HR-Softwareauswahl ist weniger sinnvoll, dagegen sollte ein Vorgehen mit „Scripted Demos“ und Use Cases, ergänzt um begleitende Informationen, im Mittelpunkt stehen.
Aus fachlichen – jedoch auch aus Change-Management- – Aspekten müssen alle Beteiligten (Mitarbeiter, Manager, HR-Vertreter, Betriebsrat, Datenschutz, IT, etc. …) von Anfang bis Ende komplett eingebunden sein. Sogenannte „Drehtür-Demos“, d.h. eine punktuelle Kurzteilnahme von Einzelinteressenten, sollten vermieden werden.
Bereit für Veränderung
Sobald sich Unternehmen mit dem Wechsel in die HR Cloud beschäftigen, muss diesen klar sein, dass sie von den Anbietern eine Lösung gemäß dem Cloud-Prinzip „One to many“ angeboten bekommen. Vor diesem Hintergrund ist es von Bedeutung, dass das jeweilige Unternehmen einen umfassenden und ausgewogenen Blick auf den Prozess der Softwareauswahl hat.
Klare Ziele sowie ein funktionierendes Zusammenarbeitsmodell HR – IT sind für eine erfolgreiche Software-Auswahl unabdingbar.
Klare Ziele sowie ein funktionierendes Zusammenarbeitsmodell HR – IT sind für eine erfolgreiche Software-Auswahl unabdingbar.
Wie kann ein HR IT Auswahlprojekt erfolgreich gestaltet werden?
Eine Vier-Phasen-Planung und die Berücksichtigung von verschiedenen Faktoren sind hilfreich.
In der ersten Phase definieren und dokumentieren wir mit dem Kunden die Projektziele, beantworten also die Frage: „Was wollen wir erreichen?“. Dies gilt sowohl in strategischer Hinsicht als auch in Bezug auf die vielfältigen HR-Prozesse, die diesem übergeordneten Unternehmensziel unterliegen. Wir erfassen die Ist-Prozesse und definieren sie im Sinne ihrer Funktion. Anhand der Zieldefinition entwickeln wir dann die notwendigen und gewünschten digitalen Szenarien und Lösungen.
Hieran schließt sich in einer zweiten Phase die Sondierung des Marktes an. In dieser Phase halten wir Unternehmen an, sich „auf den Markt einzulassen“ und sich offen ein Bild über das zu machen, was Anbieter aktuell als „State of the art“ oder „Best Practice“ für definierte Themenkomplexe anbieten. Das bedeutet keinesfalls sich eine angebotene Lösung aufzwingen zu lassen. Vielmehr unterstützen wir unsere Kunden dabei, hier den Fokus konsequent auf die angestrebten Ziele statt auf die bestehenden Prozesse zu richten.
In der dritten Phase, der sogenannten Vergleichsphase, präsentieren die identifizierten Anbieter anhand von Scripted Demos und Use Cases ihre Lösungen.
In diesem Rahmen wird deutlich, wo die Stärken und Schwächen der jeweiligen IT-Systeme liegen und wie passgenau sie für die angestrebten Ziele eines Unternehmens sind. Wir überprüfe gemeinsam mit unseren Kunden, ob neben den fachlich getriebenen Anforderungen auch die an Usability, Performance, mobile Nutzbarkeit, Produktstrategie, Konfigurierbarkeit, Sicherheit, Datenschutz u.v.m. erfüllt werden. Nicht zu vergessen sind dabei natürlich die kommerziellen Faktoren wie Subskriptionskosten, Kosten für den laufenden Betrieb und Implementierungskosten und -aufwände.
Den Abschluss der HR IT System Auswahl bildet die vierte Phase mit der Bewertung und Entscheidung. In dieser Phase, die teilwiese auch parallel zur dritten Phase durchgeführt werden kann/muss, werden die betrachteten Lösungen anhand eines gemeinsam definierten, auf den Unternehmenszielen sowie fachlichen und nicht fachlichen Anforderungen basierenden Bewertungskatalogs bewertet und eine Entscheidung für eine Lösung getroffen. Zudem erteilen wir Empfehlungen, wie eine Implementierung der HR-Software im Sinne eines Prozessmanagements und Change-Managements erfolgen sollte.
Dies ist eine grobe Skizzierung unseres Vorgehens. Wir sehen uns im HR-Software-Auswahlverfahren als neutraler Vermittler zwischen unseren Auftraggebern und den jeweiligen IT-Anbietern. Entscheidend für uns ist ausschließlich, welche Lösung unserem Kunden nachhaltig dient.
Um zu erfahren, wie HR-IT-System-Anbieter selbst den Auswahlprozess sehen, haben wir Interviews mit führenden Softwareanbietern durchgeführt. Diese geben interessante Einblicke in deren Lösungsansätze und deren Selbstverständnis als Provider.